CONTRATTO PER LA FORNITURA DI SERVIZI INFORMATICI DI GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE

PREMESSO CHE

- Archivist ha sviluppato e rende disponibile ai propri clienti una piattaforma applicativa (“ArchiSMALL”) per la fornitura di servizi di formazione, gestione e conservazione di documenti informatici, nonché di altri servizi accessori (di seguito anche solo “Servizi”);

- l’accesso ai Servizi erogati è effettuato tramite la piattaforma ArchiSMALL, previa registrazione dei Clienti e inserimento di uno specifico Codice di Attivazione;

- il Cliente intende usufruire dei Servizi di formazione, gestione e conservazione a norma di documenti informatici, anche fiscalmente rilevanti, forniti da Archivist;

- l’espressione “Parti” indica il Fornitore e il Cliente congiuntamente intesi;

- tutto ciò premesso, le parti convengono e stipulano quanto segue.

1. DEFINIZIONI E ALLEGATI

1.1 Le Definizioni e gli Allegati formano, a tutti gli effetti, parte integrante e sostanziale del presente Contratto. In caso di loro contrasto con il Contratto prevarrà sempre quanto previsto da quest’ultimo.

1.2 Ai fini del presente Contratto, vale il significato attribuito nelle seguenti definizioni:

Cliente: la persona giuridica o la persona fisica che per i propri scopi imprenditoriali e professionali richiede l’attivazione del Servizio;

Contratto: l'accordo tra Archivist e il Cliente avente ad oggetto la fornitura del Servizio ArchiSMALL e costituito dal Contratto di fornitura, dai suoi allegati accettati, ivi inclusi Nomina a Responsabile del trattamento dei dati, Delega all’emissione e dei file FatturaPA_PR, Informativa PrivacyÍž

ArchiSMALL: indica la piattaforma informatica raggiungibile all’indirizzo web app.archismall.com (di seguito anche solo “Piattaforma”) e che eroga i Servizi oggetto dal presente Contratto e attivabili dal Cliente previo acquisto dei Codici di Attivazione e registrazione;

Cloud: indica in informatica un paradigma di erogazione di risorse informatiche, come l’archiviazione, l’elaborazione o la trasmissione di dati caratterizzati dalla disponibilità a domanda, attraverso Internet a partire da un insieme di risorse già esistenti e configurabili;

Codice di Attivazione: il Codice di Attivazione necessario per l’autenticazione alla piattaforma ArchiSMALL e per l’utilizzo dei Servizi;

Erogazione S.a.a.S.: è un modello di distribuzione del software applicativo dove un produttore di software sviluppa e gestisce un’applicazione web che mette a disposizione dei propri clienti via internet attraverso una struttura di cloud computing;

File Fattura PA_PR: indica un documento informatico in formato XML contenente la fattura elettronica, formato ai sensi del D.M. 55/2013.

1.3 Resta inteso che, per tutto quanto non esplicitato, occorre fare riferimento al significato dei termini attribuito dal D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale) e dalle Regole tecniche ivi richiamate.

2. ATTIVAZIONE DEI SERVIZI

2.1 L’utilizzo dei Servizi è vincolato alla sottoscrizione del presente Contratto di Fornitura.

2.2 A seguito dell’invio del Codice di Attivazione ArchiSMALL verrà richiesta al Cliente la sottoscrizione del presente Contratto necessario all’utilizzo dei Servizi ArchiSMALL.

2.3 L’autenticazione avverrà mediante registrazione del Cliente sulla Piattaforma app.archismall.com e inserimento di tutti i dati obbligatori richiesti in un apposito formulario on-line. L’accordo tra le Parti si intende perfezionato nel momento in cui Archivist, una volta ricevuto dal Cliente il formulario correttamente compilato, provvede all’invio di una e-mail di conferma al Cliente all’indirizzo dallo stesso indicato in fase di registrazione, contenente il riepilogo dei Servizi acquistati.

2.4 La piattaforma ArchiSMALL è realizzata in modalità Software as a Service (SAAS) e le sue modalità di accesso ed utilizzo sono meglio specificate nel Manuale d’uso ArchiSMALL presente nel servizio.

2.5 La fornitura dei Servizi da parte di Archivist è regolata dal presente Contratto e dai suoi Allegati, in cui è contenuta una descrizione completa degli stessi, così come dei tempi e delle modalità della loro fornitura.

3. OGGETTO DEL CONTRATTO E DESCRIZIONE DEI SERVIZI

3.1 Oggetto del presente Contratto è l’erogazione a titolo oneroso da parte del Fornitore in favore del Cliente dei Servizi ArchiSMALL previsti nel presente articolo e disciplinati nell’Accordo di Servizio, previo acquisto da parte di quest’ultimo dei Codici di Attivazione, secondo quanto stabilito all’art. 10 del presente Contratto.

3.2 I Servizi comprendono prestazioni principali, accessorie e funzionali alla formazione, gestione e conservazione di documenti informatici, tra cui quello di emissione di fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione, ai sensi del DM 55/2013, archiviazione in cloud e conservazione di documenti a norma del D.Lgs. n. 82/2005 e delle Regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013, nonché del DMEF del 17 giugno 2014 e loro successive modificazioni o integrazioni.

3.3 Archivist mette a disposizione del Cliente 3 servizi principali:

  1. il servizio “Archiviazione Documentale”;

  2. il servizio “Fatturazione Elettronica tramite Sistema di Interscambio (SdI)”;

  3. il servizio di “Conservazione Digitale dei documenti”.

3.4 L’elenco completo dei Servizi disponibili al Cliente è inserito nell’Accordo di Servizio. In caso di richiesta di ulteriori servizi non elencati nel presente Contratto o negli Allegati, il Fornitore si riserva di mettere a disposizione del Cliente la loro descrizione e i loro costi e, solo previa acquisizione dei corrispondenti Codici di Acquisto, potrà esserne realizzata la relativa fornitura.

4. CONTENUTO E CARATTERISTICHE DEI SERVIZI

4.1 Per la realizzazione dei Servizi sono utilizzate strutture e sistemi informatici di titolarità di Archivist o comunque nella sua disponibilità. Il Cliente, invece, deve dotarsi di un elaboratore opportunamente configurato e di connettività per potersi collegare alla piattaforma ArchiSMALL e usufruire dei Servizi. I requisiti minimi dell’elaboratore e della connettività necessari al corretto utilizzo dei Servizi sono indicati nell’Accordo di Servizio.

4.2 Archivist garantisce una manutenzione costante dei software e dei sistemi hardware utilizzati per la Piattaforma e adotta idonee misure per garantire il ripristino delle loro funzionalità in caso di malfunzionamenti.

4.3 Il servizio di “Conservazione Digitale dei documenti” è svolto mediante un apposito sistema di conservazione gestito da Archivist e realizzato secondo quanto previsto dal D.Lgs. 82/2005 e dalle regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013, nonché dalle ulteriori regole tecniche definite con DMEF 17 giugno 2014, qualora i documenti conservati siano fiscalmente rilevanti. Il sistema di conservazione utilizzato prevede l’utilizzo di firme digitali, rilasciate da Certificatori Accreditati Agid, il cui certificato sia valido, quindi non revocato, scaduto o sospeso, nonché di valide marche temporali, rilasciate sempre da Certificatori Accreditati.

4.4 Per l’utilizzo del servizio “Fatturazione Elettronica tramite Sistema di Interscambio (SdI)”, il Cliente si impegna a sottoscrivere un’apposita delega (Allegato B) ad Archivist per l’emissione per suo conto dei File FatturaPA_PR, in qualità di intermediario; la delega potrà essere compilata direttamente accedendo al relativo servizio di “Fatturazione Elettronica”.

4.5 Il modulo relativo alla delega dovrà essere sottoscritto in modalità elettronica o analogica dal cliente e trasmesso o comunque restituito ad Archivist insieme alla copia dei documenti d’identità del sottoscrittore. In entrambi i casi, qualora il sottoscrittore sia il rappresentante legale di un Cliente persona giuridica, andrà trasmessa ad Archivist anche la relativa visura camerale.

4.6 In seguito alla registrazione dell’utente sulla Piattaforma, per la sottoscrizione in modalità elettronica, verrà richiesta l’accettazione del presente contratto in ogni sua parte e dei relativi allegati con firma elettronica avanzata (FEA) del Cliente.

4.7 Le caratteristiche dei Servizi, nonché le relative modalità tecniche e operative di fornitura, sono indicate nell’Accordo di Servizio. Relativamente al servizio di “Conservazione Digitale dei documenti”, ulteriori descrizioni sono contenute nel Manuale operativo del Conservatore.

5. OBBLIGHI NEI CONFRONTI DELL’AMMINISTRAZIONE PUBBLICA DERIVANTI DALL’UTILIZZO DEI SERVIZI

5.1 Ai fini dell’esecuzione e dello sviluppo dei Servizi, Archivist mette a disposizione del Cliente unicamente le funzionalità e le modalità descritte nell’Accordo di Servizio. Ogni altro adempimento, di natura civilistica, fiscale o amministrativa, richiesto dall’adozione di modalità digitali di formazione, gestione, trasmissione e conservazione dei propri documenti, ivi compreso l’eventuale assolvimento di tributi e imposte, resterà totalmente a carico del Cliente.

5.2 Nessuna responsabilità resta in capo ad Archivist per omesse o errate trasmissioni obbligatorie di comunicazioni, informazioni e documenti all’Amministrazione Pubblica che dovranno essere effettuate direttamente dal Cliente in ragione dei Servizi scelti.

5.3 Ogni altro adempimento richiesto dalla legge sarà effettuato dal Cliente e resterà totalmente a suo carico.

5.4 L’eventuale esibizione dei documenti fiscalmente rilevanti conservati ai sensi del presente Contratto, prevista dall’art. 5 del DMEF 17 giugno 2014, sarà effettuata mediante gli archivi resi disponibili telematicamente al Cliente presso il luogo di tenuta e conservazione scelto dallo stesso. Pertanto, il Fornitore non garantisce l’esibizione dei documenti presso le sue sedi e non deve essere considerato tenutario delle scritture contabili dal punto di vista fiscale.

5.5 Il Cliente potrà richiedere in ogni momento, con comunicazione scritta e sottoscritta dal suo legale rappresentante qualora il Cliente sia una persona giuridica, all’indirizzo PEC del Fornitore, la cancellazione dei documenti conservati, a meno che non sia intervenuto un contrario ordine da parte di un’Autorità pubblica.

6. CONTROLLO E ACCETTAZIONE DEI DOCUMENTI DA CONSERVARE

6.1 Al fine di garantire la corretta erogazione del servizio di “Conservazione Digitale dei documenti” e nel rispetto di quanto previsto dallo standard ISO 14721:2012 (Open Archival Information System - OAIS) adottato dal Fornitore, il Cliente si impegna ad osservare le modalità di trasmissione dei documenti specificamente descritte nell’Accordo di Servizio che regolerà tempi e modalità relativi al versamento in conservazione dei documenti del Cliente. Tale accordo dovrà in ogni caso prevedere tempi e modalità di versamento non in contrasto con quanto previsto dal Manuale Sistema di Conservazione.

6.2 I Servizi sono prestati da Archivist solo a seguito di accettazione, effettuata anche con procedure automatizzate, dei dati e dei documenti inviati. Sono accettati esclusivamente i dati e i documenti inviati con le modalità, nei formati e nelle tempistiche indicate nel Manuale Sistema di Conservazione ArchiSMALL e nell’Accordo di Servizio di cui al precedente punto 6.1.

6.3 Il Fornitore, ricevuto il flusso di documenti da conservare (sotto forma di uno o più pacchetti di versamento) ne controlla la conformità all’Accordo di Servizio e, in caso di esito positivo, restituisce al Cliente un rapporto di versamento contenente l’impronta del pacchetto di versamento acquisito e la data e l’ora dell’acquisizione. In caso di esito negativo del suddetto controllo, il Fornitore comunica, secondo le tempistiche concordate nell’Accordo di Conservazione, le difformità riscontrate e, quindi, l’impossibilità di procedere correttamente alla conservazione. È onere del Cliente inviare un nuovo pacchetto di versamento conforme a quanto previsto dall’Accordo di versamento.

6.4 Gli strumenti di controllo e verifica, ove utilizzati, sono completamente automatizzati e non permettono in alcun modo di conoscere il contenuto dei documenti versati in conservazione, né di verificarne eventualmente la loro correttezza sostanziale. Per tale motivo, il Fornitore declina ogni responsabilità relativa al contenuto dei documenti conservati.

7. OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL FORNITORE

7.1 Il Fornitore si impegna ad erogare i Servizi a regola d’arte, con le caratteristiche conformi a quelle indicate nell’Accordo di Servizio, fatta salva la necessità di procedere ad aggiornamenti hardware e software relativi alla Piattaforma in base a circostanze contingenti legate a evoluzioni normative o esigenze di sicurezza.

7.2 Il Fornitore si impegna, inoltre:

- a erogare i Servizi mediante personale qualificato e dotato delle necessarie competenze, in modo continuativo e professionale, utilizzando le migliori conoscenze, nonché metodi già sperimentati, avvalendosi, se del caso, anche dell’opera di terzi;

- a fornire i Servizi richiesti dal Cliente in osservanza di quanto stabilito dal presente Contratto, dalla normativa rilevante in materia (D.Lgs. 82/2005, DPCM 3 dicembre 2013, DMEF 17 giugno 2014) e dagli Allegati, non assumendo alcuna responsabilità al di fuori di quanto in essi espressamente stabilito;

- all’osservanza degli adempimenti di cui al D.Lgs. 81/2008 e s.m.

7.3 Il Fornitore assicura la costante manutenzione della piattaforma ArchiSMALL messa a disposizione ai sensi del presente Contratto, così da garantire nel tempo la fruibilità dei Servizi al Cliente. La manutenzione prevede:

- la manutenzione correttiva, che comprende le attività atte a far fronte alle eventuali situazioni di malfunzionamento ascrivibili alle fasi di sviluppo e modifica dei Servizi;

- la manutenzione adattativa, che comprende le attività atte ad aggiornare i Servizi alla luce di nuove disposizioni di legge o di sviluppi tecnologici, gestionali o operativi;

- la manutenzione evolutiva, che comprende le attività (pianificate di anno in anno dal Fornitore) atte ad effettuare i miglioramenti e gli adattamenti dei Servizi esistenti che comportano sostanziali modifiche alla loro struttura; la manutenzione evolutiva non comprende la riprogettazione delle procedure e le variazioni strutturali e gestionali derivanti dalle modificazioni dei propri sistemi e apparati, anche procedurali, poste in essere dal Cliente in costanza di rapporto.

8. OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE

8.1 Il Cliente si impegna a mettere il Fornitore nelle condizioni di svolgere correttamente e a regola d’arte i Servizi di cui al presente Contratto, a dotarsi di un elaboratore opportunamente configurato e di connettività per potersi collegare alla piattaforma ArchiSMALL secondo quanto già previsto all’art. 4.1 del presente Contratto, nonché a mettere a disposizione dello stesso Fornitore i dati e i documenti in modo accurato e completo, nei tempi concordati e secondo quanto previsto dall’Accordo di Servizio, nonché dal Manuale Sistema di Conservazione ArchiSMALL.

8.2 Il Cliente è responsabile in via esclusiva dei dati comunque trattati attraverso l’utilizzo dei Servizi; il Cliente stesso, infatti, rimane l’unico Titolare del trattamento di tutti i dati personali che elabora attraverso la piattaforma ArchiSMALL e l’utilizzo dei Servizi.

8.3 Competono al Cliente le attività di consultazione ed esibizione dei documenti archiviati e conservati, dei quali resta unico responsabile in ogni sede, sia civile, sia penale, sia amministrativa, in relazione al contenuto degli stessi. Il Cliente accetta, con la sottoscrizione del presente Contratto, di manlevare il Fornitore da qualsiasi responsabilità di carattere amministrativo, fiscale, civile e/o penale, derivanti dalla tenuta e dalla distribuzione dei documenti da esso inoltrati tramite la piattaforma ArchiSMALL messa a disposizione dal Fornitore.

8.4 Il Cliente si impegna a fornire tutte le informazioni necessarie per permettere la corretta esecuzione dei Servizi e a mantenere adeguati livelli di aggiornamento e di manutenzione delle proprie apparecchiature tecnologiche necessarie per l’accesso ai Servizi, anche in relazione a eventuali evoluzioni dei programmi e dei software.

8.5 Il Cliente si obbliga anche a rispettare le procedure di generazione, consegna, blocco e rigenerazione delle credenziali di accesso ai Servizi, a renderle accessibili unicamente a personale specificamente autorizzato e adeguatamente formato, nonché a comunicare prontamente al Fornitore l’eventuale utilizzo improprio, furto o smarrimento delle stesse; in tali casi la Piattaforma prevede procedure di rigenerazione e riacquisizione delle credenziali d’accesso nel pieno rispetto delle policy di sicurezza informatica.

8.6 Il Cliente, più in generale, si impegna ad astenersi dal porre in essere ogni e qualsiasi attività che possa arrecare danno alla piattaforma ArchiSMALL, ai server, ai database, con qualsiasi mezzo e modalità, anche da remoto, e a utilizzare i Servizi nei termini convenuti nel presente Contratto e negli Allegati, nonché ad adoperarsi per assicurare il rispetto, da parte dei propri dipendenti e/o collaboratori e/o consulenti e/o incaricati a qualunque titolo, del presente Contratto e di tutti gli Allegati o accordi successivi.

8.7 Relativamente al servizio di “Conservazione Digitale dei documenti”, il Cliente si impegna a mettere eventualmente a disposizione del Fornitore il proprio Manuale della Conservazione reso comunque conforme a quanto pattuito nel presente Contratto e, in ogni caso, prevedendo modalità di realizzazione del servizio compatibili con il Manuale Sistema di Conservazione ArchiSMALL.

8.8 Per quanto concerne l’attestazione di tutte le operazioni effettuate attraverso la piattaforma ArchiSMALL, il Cliente prende atto e accetta, per sé e per i terzi a cui ha consentito, a qualsiasi titolo, l’accesso ai Servizi, che faranno fede esclusivamente i riepiloghi informativi (cd. log files) prodotti automaticamente dai sistemi del Fornitore, resi statici e immodificabili e conservati da quest’ultimo a norma di legge.

8.9 Fermo restando ogni altro obbligo posto dalla legge o dal presente Contratto, il Cliente si impegna, altresì, a operare in conformità alle disposizioni normative a tutela di programmi, dati, sistemi informatici, comunicazioni informatiche e telematiche.

9. ESCLUSIONI E LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ

9.1 Salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge, in nessun caso il Fornitore risponderà di interruzione, sospensione, malfunzionamento o ritardo nell’erogazione dei Servizi oggetto del presente Contratto, causati da caso fortuito o forza maggiore o da cause comunque allo stesso non imputabili come, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

- errata utilizzazione o impiego atipico dei Servizi da parte del Cliente, ovvero mancato rispetto, da parte di quest’ultimo, di disposizioni di legge, riferimenti normativi e regolamentari;

- malfunzionamento dei sistemi informatici del Cliente;

- interventi non autorizzati posti in essere da parte del Cliente ovvero da terzi non autorizzati dal Fornitore;

- attività di manutenzione o malfunzionamento della piattaforma ArchiSMALL conseguenti a eventi fortuiti, eccezionali o di forza maggiore;

- documenti trasmessi dal Cliente contenenti dati non accurati, non corretti o non completi, corrotti, contenenti virus, malwares, trojans, worms, spywares, rootkits, bots, rogue o comunque pericolosi o danneggiati;

- situazioni oggettivamente al di fuori del controllo e delle possibilità di intervento del Fornitore, quali, sempre in via meramente esemplificativa e non esaustiva, la discontinuità o l’interruzione dell’energia elettrica o delle linee di comunicazione dati, non dipendenti dagli impianti del Fornitore;

- intercettazione, perdita o alterazione di dati nel corso della trasmissione dei medesimi sulle reti di telecomunicazioni non gestite dal Fornitore;

- ogni altro evento non prevedibile e dipendente da fatti naturali o di terzi quali scioperi (anche aziendali), catastrofi naturali, alluvioni, fulmini, incendi, sommosse, guerre, ecc.

9.2 Salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge, il Fornitore non assume alcuna responsabilità per i danni, diretti o indiretti, subiti dal Cliente o da terzi in relazione al presente Contratto o alle prestazioni in esso previste.

9.3 Salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge, il Fornitore non assume alcuna obbligazione oltre a quelle previste dal presente Contratto e non presta alcuna garanzia in merito alle prestazioni rese o dovute in base allo stesso, anche per quanto attiene ai risultati di tali prestazioni o alla loro rispondenza a uno specifico scopo.

9.4 Il Fornitore non assume alcuna responsabilità per il mancato rispetto di tempistiche regolate dalla legge in relazione alla tipologia documentale conservata, dovuto a ritardi o inadempienze imputabili al Cliente o comunque non causate dal Fornitore.

9.5 Le Parti si danno reciprocamente atto che il Fornitore non ha alcun potere in relazione alla determinazione del contenuto dei documenti oggetto dei Servizi di cui al presente Contratto; il Fornitore, inoltre, ha a disposizione esclusivamente strumenti di verifica formale in grado di garantire la mera corrispondenza tra quanto ricevuto e quanto conservato. Il Fornitore, quindi, non ha alcun modo di conoscere o modificare il contenuto dei documenti oggetto dei Servizi, né di verificarne eventualmente la correttezza formale e sostanziale. Pertanto, il Fornitore non potrà essere ritenuto responsabile di alcuna conseguenza pregiudizievole, di carattere penale, civile, fiscale o amministrativa in cui dovesse incorrere il Cliente in ragione dei dati forniti e del contenuto (illegale, pericoloso, erroneo e/o incompleto) dei documenti oggetto dei Servizi.

10. CORRISPETTIVI E CONDIZIONI ECONOMICHE

10.1 L’adesione ai Servizi si intende a titolo oneroso; l’acquisto dei Codici di Attivazione conferisce al Cliente il diritto all’utilizzo dei Servizi previa registrazione sulla Piattaforma.

11. MODIFICHE

11.1 Il Fornitore si riserva il diritto di eseguire modifiche ai Servizi erogati, purché queste risultino funzionali alla corretta esecuzione delle prestazioni oggetto del presente Contratto e non ne comportino modifiche sostanziali.

11.2 Qualora fosse necessario modificare il presente Contratto, le modifiche adottate dal Fornitore saranno comunicate al Cliente e pubblicate sulla Piattaforma. Eventuali modifiche avranno decorrenza immediata. Il Cliente ha pertanto facoltà di esercitare il suo diritto di recesso. Se nessuna comunicazione dovesse pervenire entro i tempi e le modalità stabilite, le Parti prendono atto che le modifiche al presente Contratto si intendono accettate da parte del Cliente.

12. RISERVATEZZA – KNOW HOW

12.1 Le Parti si impegnano reciprocamente, senza limiti di tempo, a mantenere e a far mantenere, dai propri dipendenti e collaboratori (interni o esterni all’azienda), il più stretto riserbo in merito a qualsiasi informazione riguardante gli affari ed i segreti commerciali della controparte dei quali vengano a conoscenza.

12.2 Ciascuna Parte sarà, quindi, responsabile per tutti i danni subiti dalle controparti in conseguenza di qualsiasi rivelazione non autorizzata delle predette informazioni.

12.3 È fatta salva la facoltà del Fornitore di trasmettere dati o informazioni a soggetti da essa delegati ad espletare i servizi connessi con l’oggetto del presente Contratto e comunicati esclusivamente nell’ambito delle finalità dei Servizi resi, previa sottoscrizione da parte di detti soggetti di un impegno di riservatezza dei dati stessi.

12.4 Tutte le informazioni, le conoscenze, i processi, ecc. costituenti il know-how tecnologico, commerciale e strategico del Fornitore appartengono in via esclusiva a quest’ultimo.

12.5 Il Cliente, pertanto, si impegna a non divulgare e/o comunicare a terzi né utilizzare il know how del Fornitore, anche successivamente alla cessazione della fornitura dei Servizi.

13. PROPRIETÀ INTELLETTUALE

13.1 L’infrastruttura applicativa e di sistema necessaria per l’erogazione dei Servizi, il software alla base della piattaforma ArchiSMALL e la relativa documentazione, concessi in uso non esclusivo al Cliente, rimangono di esclusiva proprietà del Fornitore e/o dei suoi fornitori. É, pertanto, fatto espresso divieto al Cliente di distribuirli al pubblico, ovvero di cederli a sua volta o darli in sub-licenza a terzi (ivi comprese società controllanti, controllate o appartenenti al medesimo gruppo del Cliente) o, comunque, di consentirne l’uso da parte di terzi, sia a titolo oneroso che gratuito.

13.2 Nessun diritto di licenza sugli stessi è concesso al Cliente salvo per la fruizione del Servizio, subordinatamente al rispetto delle presenti Condizioni Generali.

14. SUBAPPALTO

14.1 Il Fornitore ha facoltà di subappaltare singole funzioni o fasi dei Servizi a persone fisiche e/o giuridiche esterne che operino sotto il suo controllo. Il Fornitore non si assume responsabilità per l’operato dei subappaltatori e per eventuali danni causati in esecuzione dei Servizi.

15. DIVIETO DI CESSIONE DEI CODICI DI ATTIVAZIONE E DEL CONTRATTO

15.1 Il Cliente non potrà cedere a terzi i Codici di Attivazione acquistati, pena l’immediata risoluzione del presente accordo ai sensi dell’art. 18.

15.2 Il Cliente non potrà cedere il presente Contratto e i diritti e obblighi originanti dallo stesso neanche a titolo gratuito, parzialmente o totalmente.

16. DECORRENZA - DURATA

16.1 L’adesione ai Servizi decorre dalla data di acquisto del Codice di Attivazione ArchiSMALL ed ha validità di 12 mesi, tacitamente rinnovato per i 12 mesi successivi, salvo diversi accordi scritti.

17. RECESSO

17.1 Il Cliente, nei soli casi espressamente previsti dal presente Contratto, ha la facoltà di recedere dall’accordo, disattivando il Servizio mediante l’apposita funzionalità resa disponibile sulla piattaforma. In tal caso il Servizio cesserà con effetto immediato.

17.2 Il recesso non dà comunque diritto alla restituzione del prezzo d’acquisto dei Codici d’Attivazione o di parte di esso. Prima della cessazione del Servizio, il Cliente dovrà procedere a propria cura e spese al salvataggio dei dati e dei contenuti associati al Servizio.

18. CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA

18.1 Nel caso in cui il Cliente non adempia alle obbligazioni di cui agli articoli 8 (Obblighi e responsabilità del Cliente), 10 (Corrispettivi e Condizioni economiche), 12 (Segretezza - Know how), 13 (Proprietà intellettuale), 15 (Divieto di cessione dei Codici di Attivazione) del presente Contratto, il Fornitore potrà risolvere di diritto il presente accordo ai sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c.

18.2 Il Fornitore potrà, altresì, avvalersi della presente clausola risolutiva espressa qualora il Cliente:

a) conceda a terzi, a qualsiasi titolo e per qualunque ragione, l’uso dei programmi informatici eventualmente concessi in uso dal Fornitore;

b) effettui copie dei programmi informatici eventualmente concessi in uso dal Fornitore, o di una parte di essi, senza la preventiva autorizzazione scritta della predetta società, salvo quanto previsto dall’art. 64-ter L.633/41;

c) si renda parte attiva in tentativi di violazione dei sistemi informatici del Fornitore o di terzi per mezzo dei Servizi messi a sua disposizione;

d) commetta attività idonee ad integrare responsabilità civile e/o penale e/o amministrativa e/o fiscale, anche nei confronti di terzi, ovvero idonee a far sorgere tali responsabilità a carico del Fornitore.

18.3 La risoluzione è comunicata a mezzo raccomandata a/r o posta elettronica certificata e gli effetti della risoluzione decorrono dal giorno successivo alla ricezione della comunicazione di risoluzione risultante dalla cedola o dalla ricevuta di consegna del gestore di posta elettronica certificata.

18.4 A seguito della risoluzione resta salvo ogni altro diritto del Fornitore al risarcimento di ogni ulteriore danno derivante dalle attività o dal non corretto adempimento da parte del Cliente.

18.5 La risoluzione del presente accordo implicherà la cessazione, anche senza preavviso, di tutti i Servizi forniti dal Fornitore.

18.6 La risoluzione non dà comunque diritto alla restituzione del prezzo d’acquisto dei Codici d’attivazione o di parte di esso.

19. SOSPENSIONE DEI SERVIZI

19.1 Il Fornitore ha facoltà di sospendere, senza preavviso, l’erogazione dei Servizi qualora ciò sia richiesto da parte di qualche Autorità pubblica, relativamente alla violazione di norme e/o regolamenti vigenti nello Stato italiano.

19.2 La fornitura del Servizio potrà essere interrotta, previa tempestiva comunicazione al Cliente, qualora sussistano fondati motivi per ritenere che si possano verificare problemi di sicurezza e/o di tutela del diritto di riservatezza ovvero nei casi di forza maggiore. Per causa di forza maggiore si intende ogni fatto, imprevisto ed imprevedibile oppure inevitabile e comunque fuori il controllo di Archivist, il cui verificarsi non sia dovuto a comportamenti od omissioni a questa imputabili e che è, di per sé, tale da impedire l’adempimento degli obblighi nascenti dal Contratto.

19.3 La fornitura del Servizio potrà altresì essere interrotta con effetto immediato nel caso in cui si rilevi che apparati e/o applicazioni in uso al Cliente dovessero provocare perdita di dati o danni alle infrastrutture e/o alle componenti software utilizzate per l’erogazione del Servizio. Di tale interruzione verrà data notizia al Cliente. Saranno inoltre addebitati a quest’ultimo le conseguenze patrimoniali qualora imputabili ad una condotta illegittima del Cliente.

19.4 Archivist avrà altresì la facoltà di interrompere il Servizio in caso di interventi di manutenzione straordinaria dandone previa comunicazione al Cliente.

19.5 Alcuna richiesta di risarcimento danni potrà mai essere avanzata dal Cliente nei confronti del Fornitore a seguito di quanto specificato nei commi precedenti.

20. CESSAZIONE DEI SERVIZI

20.1 Per “cessazione” dei Servizi si intende l’impossibilità totale definitiva di usufruire dei Servizi oggetto del presente Contratto attraverso qualsiasi mezzo di telecomunicazione.

20.2 In caso di cessazione della fornitura dei Servizi, per recesso, risoluzione o mancata proroga del presente Contratto, i documenti archiviati e conservati dal Cliente verranno eliminati dai Server del Fornitore trascorsi 45 (quarantacinque) giorni.

20.3 Dalla cessazione dei Servizi sarà possibile solo effettuare, da parte del Cliente, il download dei dati memorizzati tramite la piattaforma ArchiSMALL.

20.4 Alcuna richiesta di risarcimento danni potrà mai essere avanzata dal Cliente nei confronti di Fornitore a seguito di quanto specificato nei commi precedenti.

21. MISURE DI SICUREZZA E TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

21.1 Le Parti, ai sensi del d.lgs. 196/03, dichiarano di procedere al trattamento dei dati personali comunicati per le finalità inerenti all’esecuzione del presente Contatto e all’adempimento degli obblighi legali e contrattuali dallo stesso derivanti.

21.2 Le Parti danno altresì atto che i dati personali verranno trattati osservando le misure di sicurezza minime ai sensi dell’allegato C del d.lgs. 196/03, ed eventualmente anche quelle idonee e necessarie, laddove siano obbligatorie in ragione del trattamento effettuato, per garantire la riservatezza e la confidenzialità dei dati stessi.

21.3 Il Fornitore, in particolare, si obbliga ad osservare esclusivamente le misure minime e necessarie di sicurezza in ambito di privacy (d.lgs. 196/2003), comprese quelle relative agli amministratori di sistema (provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali del 27 novembre 2008 e successive modifiche), nonché le ulteriori idonee misure che, secondo il proprio prudente apprezzamento, ritiene atte a prevenire rischi di distruzione, perdita o alterazione, anche accidentale, di dati e documenti. Nessuna responsabilità relativa al mancato rispetto di ulteriori procedure di sicurezza può essere riconosciuta in capo al Fornitore.

21.4 Il Cliente è stato correttamente informato circa le modalità di trattamento dei dati trasmessi al Fornitore e sulle misure di sicurezza adottate. Pertanto il Cliente rimane responsabile circa il corretto trattamento di qualunque informazione che, per sua natura, possa esigere particolari misure di sicurezza (es. dati sanitari, biometrici, sensibili, ecc).

21.5 Agli interessati al trattamento (persone fisiche), i cui dati dovessero essere trattati dalle Parti nel corso dell’esecuzione del presente Contratto, competono i diritti di cui all’art. 7, D.Lgs. 196/03, e, in particolare, il diritto di conoscere i propri dati, di farli integrare, modificare, cancellare per violazione di legge e/o di opporsi al loro trattamento. Spetta al Cliente, pertanto, il riscontro di eventuali richieste correlate all’esercizio dei diritti da parte degli interessati, nonché della comunicazione delle informazioni sul trattamento dei dati da fornire agli interessati al momento della raccolta.

21.6 Ai fini di cui all’art. 29 d.lgs. 196/03, il Fornitore nulla oppone ad essere nominato “Responsabile esterno del trattamento dei dati” di titolarità del Cliente necessari per le finalità dei Servizi espletati. Il Cliente, pertanto, sottoscriverà in modalità elettronica o analogica e trasmetterà o comunque restituirà ad Archivist l’apposita Nomina a Responsabile del trattamento, di cui all’Allegato A, corredato della copia della Carta d’identità del soggetto che sottoscrive la Nomina, nonché della relativa Visura camerale, qualora tale soggetto effettui la Nomina in qualità di rappresentante legale del Cliente persona giuridica. Resta inteso che la designazione del Fornitore a responsabile esterno del trattamento dei dati decadrà in qualunque caso di cessazione del rapporto intercorrente con il Cliente, con effetto dalla data di tale cessazione. In quest’ultimo caso, il Fornitore cancellerà tutti i dati personali dopo che è terminata la prestazione dei servizi di trattamento dei dati, nonché cancellare le eventuali copie esistenti secondo quanto previsto dal precedente art. 20.

21.7 Il Fornitore dà atto di aver provveduto a nominare i soggetti incaricati delle funzioni di amministrazione di sistema, di redigere e conservare un elenco delle persone fisiche interne alla propria struttura preposte a tale ruolo e di aver ottemperato alle prescrizioni previste nel citato provvedimento.

21.8 Il Fornitore dichiara e riconosce di aver regolarmente eseguito - nell’ambito della propria organizzazione - tutte le formalità e adempiuto a tutti gli altri obblighi previsti dal Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003 e successive modifiche ed integrazioni).

21.9 Nei casi di subappalto di cui all’art. 14, il Fornitore potrà trasmettere i dati, le informazioni e i documenti di titolarità del Cliente a soggetti delegati ad espletare i servizi connessi con l’oggetto del presente contratto (e comunicati esclusivamente nell’ambito delle finalità dei servizi resi), solo previa sottoscrizione da parte di detti soggetti di un impegno di riservatezza dei dati stessi. A tal fine, il Fornitore, si impegna a stipulare con i terzi subappaltatori un accordo scritto che imponga a questi ultimi il rispetto degli stessi obblighi a cui lo stesso è vincolato in virtù della designazione quale Responsabile esterno del trattamento.

22. LEGGE APPLICABILE - RISOLUZIONE CONTROVERSIE - FORO COMPETENTE

22.1 Per la risoluzione di ogni controversia concernente la validità, l’interpretazione, l’esecuzione e la risoluzione del presente Contratto e dei suoi Allegati sarà applicata la Legge italiana.

22.2 In caso di controversie concernenti la validità, l’interpretazione, l’esecuzione e la risoluzione del presente Contratto o dei suoi Allegati, le Parti si impegnano a cercare tra loro un equo e bonario componimento. A tal proposito, le stesse possono devolvere di comune accordo la soluzione di ogni controversia inerente al presente Contratto o agli Allegati ad un Ente di mediazione e conciliazione accreditato presso il Ministero della Giustizia e iscritto al registro degli organismi di mediazione.

22.3 Qualora la controversia non sia risolta bonariamente o attraverso la mediazione dell’Ente di conciliazione, e comunque entro 6 mesi dalla data del suo inizio, la stessa deve ritenersi di competenza esclusiva del Foro di Modena.

23. CLAUSOLE FINALI

23.1 Per tutto quanto non contemplato nel presente Contratto e nei suoi Allegati si rinvia alle disposizioni di Legge, con particolare riferimento alle norme del Codice Civile (e, in particolare, all’art. 2277 c.c. che disciplina l’appalto dei servizi), del D.Lgs. n. 196/03, della L. 633/41, del D.Lgs. 82/2005 e le regole tecniche ivi richiamate, così come successivamente integrate e modificate.

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 c.c. e 1342 c.c., le Parti si danno reciprocamente atto e dichiarano di approvare specificamente le clausole di cui agli artt. 2 (Attivazione dei Servizi), 8 (Obblighi e responsabilità del Cliente), 9 (Esclusioni e limitazioni di responsabilità), 10 (Corrispettivi e Condizioni economiche), 11 (Modifiche), 14 (Subappalto), 15 (Divieto di cessione dei Codici di Attivazione e del Contratto), 18 (Clausola risolutiva espressa), 19 (Sospensione dei Servizi), 20 (Cessazione dei Servizi), 22 (Legge applicabile - Risoluzione controversie - Foro competente).

ALLEGATI

A: Nomina a Responsabile del trattamento dei dati

B: Delega all’emissione e dei file FatturaPA_PR

C: Servizio Firma Elettronica Avanzata

D: Informativa Privacy