FAQ (Domande e risposte frequenti)

Consulta le nostre FAQ per avere risposta alle tue domande più frequenti

per orientarsi al meglio nel mondo dell’archiviazione, della conservazione e della fatturazione digitale.

Cos’è la Conservazione Digitale? La conservazione digitale è una procedura informatica che ha come scopo principale quello di attribuire valore legale e valenza probatoria ai documenti informatici conservati.   Cos’è un documento informatico? Il documento informatico è definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) come la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti. Le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione sono descritte nel DPCM 13 novembre 2014.   Cos’è una firma digitale? La Firma Digitale è l'equivalente informatico di una firma autografa apposta su un documento analogico (carta) e possiede le seguenti caratteristiche: • autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore • integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione • non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal sottoscrittore   Cos’è una marca temporale? La marca temporale (timestamp) al momento della sua apposizione garantisce la data e l’ora certa per un documento informatico. Il servizio di apposizione della marca temporale consiste nella generazione, da parte di una Autorità di Certificazione, di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore) cui è associata l'informazione relativa ad una data e ad un’ora certa ricavata da un orologio atomico.   Come si conserva digitalmente? Le regole tecniche per la conservazione digitale sono vincolate al DPCM 3 dicembre 2013 e allegati. Il decreto riporta le caratteristiche che un sistema di conservazione deve garantire (autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e affidabilità), gli oggetti della conservazione, i ruoli e le responsabilità.   Come funziona la conservazione con ArchiSMALL? Tu carichi i documenti, confermi le informazioni di catalogazione per ogni documento (metadati) e versi i documenti al Sistema di Conservazione. ArchiSMALL genererà un pacchetto per la conservazione (AIP Pacchetto di Archiviazione) secondo le specifiche tecniche vigenti e apporrà la firma digitale del Responsabile del Sistema di Conservazione e una marca temporale (Staff ArchiSMALL - Per ulteriori informazioni consulta le SLA Service Level Agreement).   Entro quanto devo conservare i documenti informatici validi ai fini tributari e fiscali? I documenti informatici validi ai fini tributari/ fiscali, secondo il DMEF 17 giugno 2014, devono essere versati al Sistema di Conservazione entro e non oltre 3 mesi dalla scadenza del termine ultimo per la presentazione della dichiarazione annuale. Prendendo in considerazione il periodo di esercizio 2015 corrispondente all’anno solare (1 gen. – 31 dic.), puoi versare i documenti al sistema di conservazione entro dicembre 2016.   Dove sono i miei documenti e come posso scaricarli una volta conservati? I tuoi documenti sono custoditi presso un Datacenter situato all’interno dell’UE (St. Ghislain in Belgio). A seguito di un avvenuto caricamento, potrai sempre scaricare copia dei documenti che hai riversato e pacchetti di distribuzione per l’esibizione ufficiale (secondo le tempistiche indicate nell’allegato SLA Service Level Agreement).

Cos’è il Manuale di Conservazione? Il Manuale di Conservazione è un documento informatico che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo del sistema di conservazione. Il Manuale di Conservazione si aggiorna nel caso di modifiche o implementazioni del sistema e del processo di conservazione, dei soggetti coinvolti o nel caso di aggiornamento della normativa vigente.   Chi redige il Manuale di Conservazione? Il Responsabile di Conservazione. Il servizio ArchiSMALL ti fornisce comunque il Manuale del Sistema di Conservazione, allegato parte integrante dell’accordo di servizio sottoscritto.

Quali sono le attività di un Responsabile di Conservazione? Sovrintende e supervisiona il sistema e il processo di conservazione, ed effettua verifiche cicliche (almeno una volta ogni 5 anni). Aggiorna il sistema ed il processo garantendone la corrispondenza alla normativa vigente, adotta le misure di sicurezza necessarie per garantire l’accesso e la corretta conservazione dei documenti. Predispone e aggiorna il Manuale di Conservazione e garantisce / supporta l’intervento di pubblici ufficiali. (vd. art. 7 DPCM 3 dic. 2013).   In caso di affidamento del servizio di conservazione in outsourcing a un soggetto pubblico il ruolo di Responsabile della conservazione da chi è svolto? Il ruolo di responsabile della conservazione deve essere ricoperto da una persona fisica interna al soggetto produttore dei documenti che verranno conservati, che affida le attività di conservazione al responsabile del servizio di conservazione (Staff ArchiSMALL).   Qual è la differenza tra conservazione sostitutiva e conservazione digitale a norma? La conservazione sostitutiva è finalizzata a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Conservazione sostitutiva significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale (che ne garantisce la paternità e l’immodificabilità) e la marca temporale (che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto). A seguito della procedura di conservazione sostitutiva è possibile, pertanto, liberarsi della copia cartacea. Con la conservazione digitale viene superata la definizione di conservazione sostitutiva: riguarda infatti i documenti nativi informatici piuttosto che quelli cartacei trasformati in informatici.

Cos’è l’archivio elettronico? Un archivio elettronico è uno spazio informatico adibito a contenere documenti e file. L'archiviazione elettronica dei documenti non prevede particolari modalità operative; la classificazione del documento o file viene garantita per consentirne un accesso facile e razionale. Utilizzando l’archivio potrai caricare i tuoi documenti e ordinarli in cartelle che tu stesso puoi creare. I documenti vengono ordinati per nome (file name – identificativo univoco) e per data inserimento.

Cos’è la fattura elettronica in generale? L’articolo 1, comma 325, della legge di stabilità 2013, nel recepire le disposizioni sulla fatturazione elettronica della direttiva 2010/45/UE, modificativa della direttiva 2006/112/CE del 28 novembre 2006, ha introdotto rilevanti novità nella disciplina degli articoli 21 e 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, al fine di consentire, secondo la ratio delle stesse disposizioni comunitarie, la piena equiparazione della fattura elettronica a quella cartacea e la sua più ampia diffusione. In particolare, all’articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972 viene introdotta la definizione di fattura elettronica che, recependo il contenuto degli articoli 217 e 232 della citata direttiva, viene definita come “(…) la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. (…) La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.” Per quanto concerne i requisiti, distinguiamo: • autenticità dell’origine: l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi; • integrità del contenuto: il contenuto della fattura non può essere alterato; • leggibilità: la fattura deve essere resa leggibile per l’uomo. Per questo motivo una fattura in formato pdf trasmessa via email per quanto risponda alla definizione di fattura elettronica non ne possiede però i requisiti.   Cos’è la Fattura PA? È una particolare tipologia di Fattura Elettronica, strutturata in formato XML e firmata digitalmente secondo gli standard CAdES o XAdES e trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI) per la corretta presa in carico da parte del destinatario (Pubblica Amministrazione).   A chi è rivolta la Fattura PA? Tutti i fornitori che emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione (anche sotto forma di nota o parcella) devono: • produrre un documento in formato xml, secondo lo schema Fattura PA; • trasmettere la Fattura PA attraverso il Sistema di Interscambio per procedere con la fatturazione elettronica.   Come si invia la Fattura PA? La Fattura PA va inviata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio e su di essa deve essere sempre apposta una firma elettronica qualificata. Il servizio ArchiSMALL prevede la trasmissione della Fattura PA firmata digitalmente dal ns. personale, adibito in qualità di Intermediario.   Cos’è il Sistema di Interscambio? Il Sistema di Interscambio, gestito dall'Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di: • ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della Fattura PA; • effettuare controlli sui file ricevuti; • inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.   Come fa il Sistema di Interscambio a consegnare la Fattura alla giusta Pubblica Amministrazione? Per consegnare la Fattura PA il Sistema di Interscambio si basa sul Codice Univoco Ufficio dell’Ufficio Fattura Elettronica della Pubblica Amministrazione destinataria. Puoi verificare il codice univoco sul sito indicepa.gov.it, ricorda che per la compilazione della Fattura PA con la form Fattura Semplice di ArchiSMALL puoi utilizzare una anagrafica di Uffici Fattura PA tra i quali scegliere.   Come faccio ad avere ulteriori suggerimenti per la compilazione dei campi della Fattura Elettronica PA? Puoi visitare la pagina http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-2.htm e scaricare il PDF ufficiale “Suggerimenti per la compilazione della Fattura PA”.   Come faccio ad essere certo che il mio file Fattura PA sia arrivato alla Pubblica Amministrazione destinataria? L'avvenuto recapito del file Fattura PA all'Amministrazione Pubblica destinataria è comunicato al trasmittente attraverso il messaggio 'ricevuta di consegna' (Consegnata) inviato dal Sistema di Interscambio.   Ho trasmesso un file Fattura PA al Sistema di Interscambio che mi ha risposto con una notifica di mancata consegna: come proseguirà ora il processo di fatturazione? La notifica di mancata consegna è inviata al trasmittente del file Fattura PA quando il Sistema di Interscambio non riesce a consegnare il file alla Pubblica Amministrazione destinataria. Il Sistema di Interscambio provvede a contattare la PA destinataria per segnalare il problema e per invitarla alla sua risoluzione. Nei successivi 10 giorni il Sistema di Interscambio proverà nuovamente l'inoltro del file Fattura PA all'Amministrazione destinataria. Se la consegna riesce, il SdI invia al mittente una ricevuta di consegna, altrimenti, trascorsi 10 giorni dall' invio della notifica di mancata consegna, invia al mittente un'attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. L' attestazione è composta da file fattura originale e file notifica sottoscritto elettronicamente e consente all' Operatore economico di inviare telematicamente la fattura all' amministrazione destinataria, utilizzando canali (es. mail, PEC) a lui noti senza ulteriori passaggi attraverso il SdI.   Ho ricevuto dal sistema di interscambio una notifica di decorrenza termini, cosa significa? La notifica di decorrenza termini viene inviata, al trasmittente ed al ricevente, 15 giorni dopo che la fattura è stata consegnata alla PA (per i dettagli sul calcolo del termine si rimanda al documento al sito fatturapa.gov.it “Specifiche tecniche relative al Sistema di Interscambio versione 1.1 – pdf”). Essa segnala che il Sistema di interscambio ha regolarmente concluso la gestione (ricezione e consegna alla PA) della fattura oggetto della notifica. Pertanto dopo tale notifica il SdI scarterà la fattura, se re-inviata, e qualsiasi comunicazione ad essa relativa. La notifica di decorrenza non ha alcuna implicazione sulla verifica della correttezza e sulla successiva gestione della fattura da parte della PA interessata; tali aspetti restano di esclusivo dominio del rapporto tra fornitore e cliente.   Come mi comporto se devo pagare il bollo sui documenti informatici, ad esempio come Fatture Elettroniche? Secondo quanto indicato dall'art. 6 del DMEF del 17 giugno 2014, basterà indicare sulla Fattura o qualunque altro documento informatico, la modalità di assolvimento digitale e pagare tutti i bolli entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio contabile/fiscale. Quindi non devi pagare nessun bollo al momento dell'emissione della fattura o di qualunque documento informatico. Esempio pratico. Libro Giornale del 2015 con periodo di esercizio corrispondente all’anno solare. Lo conservi entro il 31 dicembre 2016 e paghi i bolli entro il 30 aprile 2016 (tramite F24, in caso di ritardo puoi sempre optare per il ravvedimento operoso).   Qualora io mi avvalga di un Intermediario per il servizio di fatturazione elettronica, chi deve firmare digitalmente il documento? È il caso ArchiSMALL: il quesito trova risposta nel cosiddetto 'Decreto IVA' (DPR 633/72, articolo 21, comma 1): “Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo”. Pertanto se ci si avvale di un intermediario per l'emissione della fattura (emissione e non semplice trasmissione), sarà costui, in quanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità fiscale resta in capo al cedente prestatore.   Il progressivo univoco, che accompagna l’identificativo del soggetto trasmittente può presentare buchi di numerazione e la numerazione si può differenziare (ad esempio: ITAAABBB00C11D222E_a0001, ITAAABBB00C11D222E_003, ITAAABBB00C11D222E_B0001)? Il progressivo che costituisce parte della nomenclatura del file Fattura PA da trasmettere al Sistema di Interscambio non deve necessariamente seguire una stretta progressività e può presentare anche stili di numerazione differenti.   Nel blocco Dati Trasmissione chi è da intendere quale 'soggetto trasmittente'? Per 'soggetto trasmittente' è da intendere il soggetto che sta trasmettendo materialmente il file Fattura PA al Sistema di Interscambio (può coincidere con il fornitore oppure con altro soggetto da questi incaricato alla trasmissione). Il soggetto trasmittente, ed il terzo intermediario sono indicati con Archivist Srl, azienda produttrice di ArchiSMALL. Riepilogo notifiche dal Sistema di Interscambio (SdI) • Scartata - Notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file Fattura PA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti; • Consegnata - Ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del file Fattura PA; • Non ancora consegnata - Notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file Fattura PA; • Accettata o Rifiutata - Notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per segnalare l’accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni; • Decorsi i termini - Notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di ricevere notifica di esito; • Non recapitabile - Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio che il SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione);

Per usare ArchiSMALL cosa serve installare sul proprio PC? Per l’utilizzo di ArchiSMALL non è necessario installare nessun software su proprio pc, e nessun dispositivo per la firma digitale basta un qualunque computer Windows, Mac o Linux dotato di browser.   Come posso acquistare ArchiSMALL? Contatta un Partner che trovi al seguente indirizzo https://www.archipartner.it/trova-partner   Occorre sottoscrivere un contratto con ArchiSMALL? E quanto dura? Sì, troverai termini e condizioni del servizio nella homepage e, una volta abbonato, riceverai il Contratto da sottoscrivere. Il contratto dura un anno senza impegno di rinnovo.   Come devo rispedire il contratto di servizio firmato? Se vuoi puoi anticipare il Contratto firmato via mail (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. document.getElementById('cloakb10959249aa1b9d2010ff6d892529fed').innerHTML = ''; var prefix = 'ma' + 'il' + 'to'; var path = 'hr' + 'ef' + '='; var addyb10959249aa1b9d2010ff6d892529fed = 'digital' + '@'; addyb10959249aa1b9d2010ff6d892529fed = addyb10959249aa1b9d2010ff6d892529fed + 'archvist' + '.' + 'it'; var addy_textb10959249aa1b9d2010ff6d892529fed = 'digital' + '@' + 'archvist' + '.' + 'it';document.getElementById('cloakb10959249aa1b9d2010ff6d892529fed').innerHTML += ''+addy_textb10959249aa1b9d2010ff6d892529fed+''; ), ma purtroppo la normativa per il momento prevede ancora l’invio del documento originale.

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