Conservazione Digitale e Sostitutivaicon conservazione

ArchiSMALL è un servizio completo e pronto all’uso per la Fatturazione Elettronica della Pubblica Amministrazione, per la Conservazione Digitale e per portare tuo Archivio Digitale sempre con te!

La conservazione digitale sostitutiva è una procedura informatica, che ha come obiettivo la corretta ed efficace conservazione dei documenti nel tempo. Il Codice dell’Amministrazione Digitale, dichiara che tutti i documenti che per legge o regolamento devono essere conservati, possono essere riprodotti e conservati su supporto informatico e sono validi a tutti gli effetti di legge. La riproduzione dei documenti e relativa conservazione devono essere effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali.

 

Un sistema di conservazione digitale dei documenti deve poter garantire che i documenti conservati siano integri, autentici, ricercabili e leggibili nel tempo, indipendentemente dallo sviluppo e dal contesto tecnologico e il Sistema di Conservazione affidabile e sicuro.

La Conservazione digitale e sostitutiva permette la conservazione dei documenti su supporto informatico, liberando il soggetto che la utilizza dall’obbligo di conservare i documenti su carta.

Questa possibilità si traduce in un risparmio sensibile in quanto riduce drasticamente l’utilizzo della carta, lo spazio necessario allo stoccaggio dei documenti cartacei e il tempo impiegato per conservare singoli documenti formati da migliaia di pagine.

Elimina i costi della conservazione fisica e della carta e diminuisci i tempi di ricerca e gestione dei documenti archiviati. ArchiSMALL ti permetterà di conservare digitalmente guidandoti nel processo e informandoti sugli obblighi da ottemperare alcune tipologie di documenti (Fatture Clienti, Libri e Registri Contabili, etc.) con la possibilità di esportare i pacchetti conservati e di consultare / produrre copie informatiche dei documenti versati.

 

 

 

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- Meno carta! Eliminazione dei costi di stampa di documenti richiesti, duplicati, persi (carta, inchiostri, stampanti, postalizzazione, consegna, etc) e taglio dei costi dell’archivio cartaceo (mantenimento e gestione degli archivi fisici, etc)

- Facilità di utilizzo! Miglioramento dell'efficacia nella gestione delle informazioni grazie a un accesso al sistema semplice e veloce (via web)

- Immediatezza ed efficienza! Impiego del personale su processi amministrativi automatizzati, riduzione dei tempi di lavorazione e gestione delle attività di ricerca e condivisione

- Versatilità! Possibilità di conservare a norma differenti tipi di documenti (es. Fatture Attive, Libro Giornale, Registri Iva etc)

- Tracciabilità di tutte le operazioni eseguite

- Garanzia di integrità, leggibilità e accessibilità, gestione della sicurezza del sistema di archiviazione a carico di ArchiSMALL

- Distribuzione dei Pacchetti conservati e generazione di duplicati informatici dei documenti versati al Sistema di Conservazione per l’esibizione.

- Valore legale: creazione dei pacchetti per la conservazione come da DPCM 3 dicembre 2013, personale qualificato che riveste i ruoli previsti dalle Regole Tecniche per la Conservazione, offrendoti un servizio di conservazione in outsourcing sempre accessibile.

- Facilità nel reperimento dei documenti messi in conservazione, annullamento delle difficoltà di reperimento di informazioni dai diversi archivi; accesso ai documenti sempre immediato

- Non richiede dispositivi esterni (es. smart card, token, etc)

- Utilizzabile su qualunque dispositivo previsto di browser (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, etc), anche in modalità tablet

- Pieno rispetto della normativa vigente sulla Conservazione e aggiornamenti

- Sicurezza: adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. ArchiSMALL è totale sicurezza per i tuoi documenti e non solo!

 

 

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- Interfaccia web sicura e di facile consultazione

- Recupero in tempo reale del documento conservato con evidenza dei dati di conservazione

- Emissione delle fatture in formato standard XML firmate digitalmente

- Conservazione sostitutiva a norma delle fatture con le relative notifiche ed esiti

- L'apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del Responsabile del Sistema di Conservazione (Staff Archivist)

- Il reperimento e la consultazione immediata dei documenti via web

- Storage di archiviazione fino a circa 160.000 (pdf da 150Kb/cad. - 20 GB espandibili) di qualsiasi tipologia di files

- Canone annuale

 

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Come funziona

ArchiSMALL è semplice e immediato da utilizzare.
Servizio in Cloud per l’archiviazione e la conservazione dei documenti aziendali. Accesso tramite un collegamento web sicuro, semplicemente attraverso un browser. Nessuna installazione.
Il Servizio Conservazione Cloud ArchiSMALL ha ottenuto certificazioni e accreditamenti per garantire gli standard di qualità e sicurezza richiesti.

FASI DEL PROCESSO

- Accedi al servizio tramite web Https, riservato e sicuro.

- Caricamento/upload dei documenti da inviare al Sistema di conservazione

- Le Fatture elettroniche PA in formato XML prodotte con ArchiSMALL vengono direttamente estratte e conservate digitalmente

- Catalogazione manuale / automatica dei documenti versati al sistema

- Indicizzazione dei documenti: vengono attribuiti i metadati previsti dalla normativa necessari alla loro rintracciabilità

- Creazione del Pacchetto di Versamento (SIP). Ogni documento caricato nella sezione Conservazione di ArchiSMALL viene versato al Sistema di Conservazione

- Generazione del Rapporto di Versamento (RdV) che attesta la presa in carico del documento dal sistema.

E’ possibile scaricare l’RdV in formato xml in qualità di ricevuta, che attesta l’avvenuta presa in carico dei documenti e riporta le relative impronte digitali e un riferimento temporale in UTC (Rapporto di Versamento)

- Adempimento del processo di conservazione con la creazione di pacchetti di archiviazione (AIP) secondo le disposizioni del DPCM 3 dicembre 2013 recante le regole tecniche per sistemi di conservazione, creazione dell’Indice di Conservazione (IdC) contenente le informazioni necessarie per la conservazione nel tempo e le impronte digitali dei documenti conservati, apposizione di una firma digitale qualificata e di un riferimento temporale opponibile a terzi (marca temporale) da parte del Responsabile del Servizio di Conservazione (Staff SMALL)

- Modalità di esibizione e consultazione. Tramite apposito accesso web accreditato, l’utente può richiedere la copia di uno o più documenti conservati, oppure può richiedere di scaricare il Pacchetto di Distribuzione.

Esempi di tipologie di documenti ideali per ArchiSMALL:

- Libri Contabili (Libro Giornale, Libro Inventario, etc.)

- Registri Contabili (Registri IVA, Beni Ammortizzabili, etc.)

- Fatture Attive, Fatture Elettroniche e Notifiche

- PEC

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e molto altro ancora nelle prossime release

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